5 tips para que tu emprendimiento funcione en piloto automático

Cuando recién empezamos a emprender hacemos todo nosotras mismas y posiblemente le dedicamos la mayor cantidad de tiempo a nuestro emprendimiento. Es que realmente nos convertimos en magas, vamos validando la idea y el producto, mientras que hacemos las primeras ventas y aprendemos a subir fotos a redes, mientras que fidelizamos a nuestros clientes. Esto está genial en una primera fase porque queremos que nuestro proyecto funcione y saber qué tenemos que mejorar.

Pero a medida que nuestro emprendimiento crece y el volumen de actividades también, es necesario que aprendas a automatizar algunas actividades para que puedas dedicarle más tiempo a la estrategia, al largo plazo, al futuro de tu emprendimiento y a tu tiempo de ocio, recreación y descanso. 

Ese momento de tomar perspectiva y salir un poco de la vorágine de tu emprendimiento es super necesario si querés que tu emprendimiento siga existiendo en el tiempo y si querés que tu calidad de vida siga viento en popa. Lo más importante es que puedas tomarte este tiempo sin culpa, y para eso se vuelve más necesario aún que puedas automatizar actividades para tus períodos de “ausencia”.

¿Cómo automatizar tu emprendimiento?

Te dejo algunas herramientas e ideas para que puedas implementar, pero la creatividad es ilimitada y podes jugar a encontrarle mil usos más a cada una de ellas, así como procesos que te gustaría automatizar. 

  1. Ventas → Podes armar tu página web con e-commerce, tu tienda online (Tienda nube por ejemplo), marketplace de IG o FB, y/o formulario de Google

Tener automatizadas tus ventas te libera mucho tiempo porque te aseguras que tu cliente pueda comprar a cualquier hora y momento, y que no depende de que vos estés disponible para concretar la venta. Ejemplo: si vendes productos las tres primeras herramientas te pueden ayudar un montón, pero si vendes servicios podes apuntar a tu página web o form de google.

El punto de automatizar ventas es que, incluso cuando dormís, tu cliente pueda comprar. Con esto te aseguras de mejorar la comunicación, fidelización y facilitar preguntas frecuentes para que el proceso sea más simple aún, es decir, que tus horas se vuelcan más a lo estratégico y tu diferencial, más que a procesos operativos.

  1. Contenido en redes → Armá tu calendario en hojas de cálculo de google, en Google Calendar, en un calendario impreso, o en Trello. Pero lo importante es que definas tus objetivos y después puedas programar el contenido para que se suba solito. Para subir tu contenido podes usar Later, Preview y/o Facebook Creator.

Automatizar el contenido te asegura que puedas publicar a la hora que mejor te funciona sin que vos tengas que suspender tu clase de yoga, o disfrutar un día de sol por estar frente a una computadora. A su vez, organizar el contenido te permite tener los objetivos más claros, armar los recursos a tiempo y usar el mejor medio para aumentar tu alcance.

  1. Trabajo en equipo + con colaboradores → Sugiero herramientas como Google Calendar (para las fechas claves y deadlines), Trello (para la gestión de actividades, proyectos y objetivos), Google Drive (para tener los recursos compartidos de todo lo que tengan que trabajar).

Si armaste un equipo que trabaja en tu emprendimiento y/o si contrataste colaboradores externos pero que trabajan a la par (por ej: diseñadores, contenidistas, contadores, etc) es importante que puedas tener herramientas de gestión que funcionen para que el equipo sepa lo que tiene que hacer incluso cuando vos no estás, y vos tenes que saber en qué estado está cada acción sin preguntar cada 5 minutos si algo se hizo o no.

  1. La tranquilidattt → por último, para que puedas relajar posta y que tu emprendimiento funcione en automático, te sugiero que tengas un tablero que te diga cómo vienen tus objetivos y un canal de comunicación y/o ritual claro con el equipo para detectar a tiempo si hay alguna acción trabada.

Podes usar hojas de cálculo de Google para armar tableros que se actualicen solos y te digan cómo viene tu facturación, cuál es tu rentabilidad, cuanto vendiste en la última semana y todo lo que te sirva ver con un rápido pantallazo antes de terminar tu jornada sin tener que meterte de lleno en cada proceso.

En cuanto al canal de comunicación sugiero usar Slack que te ordena las conversaciones en base a canales estratégicos (WhatsApp es inmediato pero no tiene estrategia, y creeme que el 90% de las cosas importantes de tu emprendimiento sucede en conversaciones inesperadas). En cuanto a rituales podes tener una reunión diaria, semanal o quincenal para chequear cómo viene y qué necesitan ajustar, teniendo Trello como soporte visual y de gestión.

LA CLAVE PARA LA AUTOMATIZACIÓN

Para que puedas automatizar lo importante es que observes qué procesos se repiten en tu emprendimiento y cómo podes incorporar alguna herramienta o tecnología que lo haga por vos. Todo lo repetitivo se puede automatizar (repetite esto como mantra), y así usar tu tiempo para cuestiones más estratégicas, esporádicas e incluso descansar-recrearte.

Te dejo algunos tips extras para que sepas que proceso automatizar en tu emprendimiento:

  • Detectá a qué actividad le dedicas más tiempo en tu emprendimiento y si es óptimo que la hagas vos → ¿Se puede automatizar? ¿Se puede delegar? ¿Se puede suprimir?
  • Hace benchmarking y fijate qué están automatizando otros emprendimientos → no adoptes tal cual, sino que fijate como adaptarlos a tu emprendimiento (cada negocio es ÚNICO).
  • Lee sobre tendencias, escuchá podcast e interactuá con otros emprendedores de cómo lo hacen para adaptar buenas prácticas.

De nuevo todo lo que haces +2 veces seguidas se puede automatizar en algún grado, así que pensalo y buscale la vuelta sin perder de vista cuál es tu diferencial → Por ejemplo: si tu valor agregado es la calidez que le brindas a los clientes para definir su compra, no automatices ese proceso sino que podes automatizar la fidelización posterior, teniendo en google calendar una alarma cuando pasó 1 mes de que te compró esa persona y preguntarle ¿Qué tal viene?.

Animate a automatizar aunque sea una actividad y contanos cómo te sentís. Dale que nos sumamos a celebrar con vos ese paso nuevo! Al final del día, somos tu club y te vamos a ayudar a que vivas la vida que querés vivir.

Sofi (@barbottisofia)