Organización freelance: Trabajar por proyectos

Generalmente llegamos a la ilustración por una pasión por crear, no precisamente por un amor
a la parte administrativa o de organización, ¿no? Aun así, el día laboral de un ilustrador no
consiste en pintar full-time. Responder mails, gestionar proyectos, tener reuniones, encargarse
de la administración, y calendarizar los proyectos son algunas de las tareas que también son
parte del día a día. La organización es vital para una carrera sustentable y sostenible, para
cumplir objetivos y deadlines a tiempo y por ende, construir y mantener relaciones a largo
plazo con clientes. Tener organizados los proyectos en los cuales estamos trabajando nos
permite estructurar los tiempos, delimitar proyectos mensuales, etc.
Te comparto 3 claves que me ayudaron a estructurar mi trabajo freelance por proyectos de
forma ordenada y organizada:

1) Creá tu sistema de organización
Si estás recién empezando, mejor aún: empezar organizada te va a permitir crecer de forma
ordenada. Como en todo, no hay fórmulas que funcionen tal cual para todos, lo ideal es que
encuentres la estructura de que se ajuste a tus rutinas de la mejor forma posible para empezar
a organizar y planificar tus proyectos. Es personal, tomá lo que te sirva, remixeá lo que no y
creá un plan que funcione para vos. En lo personal, tengo dos herramientas claves: mi Excel
mensual y mi cuaderno de seguimiento en detalle de cada proyecto.
Para organizar mi mes, tengo un Excel que uso para trackear los proyectos en los que estoy
trabajando cada mes. Básicamente, es una tabla en la que incluyo en la primera columna el
nombre del cliente o marca, el trabajo o proyecto específico (con el detalle de la cantidad y
tipo de ilustraciones), el monto del proyecto, el pago del adelanto (siempre trabajo con un
adelanto del %50), las facturas para después pasarlas al drive con mi contadora, y el pago total
por proyecto para sacar mi facturación mensual por proyectos de ilustraciones. Es una
herramienta a modo de resumen mensual para tener a la vista los proyectos en los que estoy
trabajando.
A su vez, como soy bastante analógica y me gusta usar cuadernos, tengo una libreta para mi
organización semanal en la que detallo el brief y especificaciones de cada proyecto y cliente, y
etapa en la que estamos (contacto – brief – boceto – correcciones – ilustración final –
correcciones finales). También tomo nota de feedback, comentarios y modificaciones por
hacer.
Sea cual sea la forma que le des, creo que es clave tener un lugar físico al cual recurrir para
chequear deadlines y especificaciones para no confiar en nuestra memoria, y poder tener
siempre a la vista el status por proyecto.
2) Llamá a una contadora
Si lo que te mueve y te inspira es la parte creativa y la parte administrativa te estresa, en vez
de ignorarlo, enfréntalo. Amigate con tus finanzas y con la posibilidad de administrar y crecer
tu negocio, es una forma de darle valor a tu trabajo y dedicarle tiempo y espacio a evaluarlo,
organizarte y poder hacer planes. Si te resulta abrumador encararlo sola, llamá a una
contadora para que te asesore. Tener a mi contadora fue un gran paso, una ayuda enorme y
un gran ahorro de dolores de cabeza.

3) Optimizá tu tiempo
Una vez que tus meses y semanas van tomando forma con la planificación y trackeo de
proyectos, toca llevar esa estructura a tu día a día. Organizá tu día para optimizar tu
tiempo. Podés implementar herramientas como la técnica pomodoro, un método para
mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Se basa en usar un
temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros, de 25
minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada
cuatro pomodoros. De esta forma, organizás tu día en bloques de tiempo para maximizar
tu productividad y minimizar el multitasking (aka el enemigo del mindfulness), evitando
terminar el final del día agotado mentalmente, y habiéndole dedicado tiempo a cada
tarea. Como creativos, también es clave agendar tiempo semanal o mensual para crear
libremente, explorar nuevos temas en nuestro estilo, darle forma a una idea o proyecto y
alimentar la parte artística de nuestro trabajo.